Si entregas documentación de prevención de riesgos laborales a tus empleados en papel, esto te interesa.
Evaluaciones o fichas de puesto, o recopilación de riesgos.
Acuse de entrega de EPIs.
Renuncias médicas.
Formaciones.
En 6conecta hemos incorporado varios procesos para ahorrar tiempo y reducir la burocracia. Procesos vinculados con la gestión de prevención de riesgos laborales, tus empleados y firma de documentación. Y para asegurar el cumplimiento legal de todo el proceso, lo hemos hecho integrando los procesos de gestión preventiva con la solución de firma electrónica de Viafirma, para darle el respaldo que necesites.
Por ejemplo.
Un empleado nuevo se incorpora a tu empresa. Con un puesto dado, que por las tareas y funciones que desempeña está expuesto a unos riesgos, necesita unos EPIs, una formación y un reconocimiento médico.
Bien.
En vuestro procedimiento de bienvenida o incorporación seguro que tienes que informar y formar al empleado de un montón de cosas.
Y dejar documentado todo eso.
En un proceso normal, puede que generes documentación. Papeles, vamos. E inviertas un tiempo que mejor estabas dedicándolo a otra cosa.
Alguien lo imprime, lo entrega, lo firma, lo escanea y lo archiva.
Ahora imagina.
Imagina que quien tenga que hacer eso de forma presencial tiene una aplicación móvil. O una tableta de firma. Y según se incorpora el empleado firma digitalmente todos esos documentos o necesidades.
Sin imprimir un solo papel. Ni un escaneado más.
Vale, y dirás, y si no tengo al empleado cerca, ¿qué?
Pues te damos 2 opciones más:
- Hacerle llegar los documentos por mail, para consultarlo
- Darle a acceso al portal de prevención de 6conecta, donde recibirá alertas y notificaciones y podrá hacer esas y otras gestiones
O que tienes un portal del empleado donde él mismo puede acceder directamente a todo eso.
Y no sólo eso.
Puedes llevar un control del cumplimiento de todos tus empleados. Para que tanto tú como los responsables puedan tomar las acciones concretas.
Y no sólo eso.
Puedes consultar (o un responsable) de forma rápida si un empleado está capacitado para su puesto de trabajo.
¿Es seguro utilizar la firma electrónica en la gestión de prevención de riesgos laborales?
Pasamos a explicar por qué puedes confiar en la firma electrónica.
¿Qué tipos de firma electrónica incorporamos en 6conecta?
La firma electrónica se regula en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
La firma electrónica avanzada, junto con la simple y la cualificada, son los tres tipos de firmas que reconoce la Unión Europea, dentro de su apuesta por reforzar las transacciones electrónicas.
Además resalta que las firmas electrónicas son vinculantes y admisibles como pruebas válidas ante cualquier tribunal.
Los tipos de firma electrónica disponibles en 6conecta son:
Firma simple
Es aquella que permite identificar digitalmente al firmante con sus datos.
Este tipo de firma se recomienda para la firma de documentos con poco riesgo jurídico, como por ejemplo validar la entrega del manual de una máquina o procedimiento.
Firma avanzada
Es aquella que cumple estos 4 requisitos:
- Está vinculada al firmante de manera única
- Permite la identificación del firmante
- Ha sido creada utilizando datos de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo
- Está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación posterior de los mismos sea detectable.
Este tipo de firma es recomendable para documentos que precisen un respaldo jurídico en caso de litigio. Por ejemplo, justificante de entrega de información o formación de prevención de riesgos laborales.
Firma cualificada
Es la que ofrece un mayor nivel de seguridad, pero su uso se ve comprometido por la necesidad de disponer de un certificado cualificado (como el DNIe) almacenado en el dispositivo.
Condiciones que no se exigen a la firma electrónica avanzada, tal y como hemos explicado.
Su complejidad operativa no la hace una opción recomendable para empresas o personas que deban solicitar firmas a distancia de forma frecuente.
Te enseñamos todo esto en una demo. Déjanos tus datos y te explicamos cómo.
