Las plataformas de gestión documental permiten proteger documentos corporativos, cumpliendo además con la legislación vigente relativa a seguridad y tratamiento de datos. Elegir una plataforma de gestión documental CAE es una decisión compleja, debido a que esta debe adaptarse perfectamente al contenido documental. A continuación, vamos a evaluar algunas de las principales plataformas de gestión documental y sus características.
Criterios para elegir una plataforma de gestión documental
Elegir la plataforma adecuada de gestión documental es crucial para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y asegurar la integridad de los datos en cualquier empresa. Los siguientes son los criterios esenciales al seleccionar una plataforma de gestión documental.
Seguridad y cumplimiento
La plataforma debe ofrecer características de seguridad para proteger documentos sensibles y asegurar que se cumplen las regulaciones pertinentes. Esto incluye control de acceso, encriptación de datos y auditorías de seguridad. Evalúa las certificaciones de seguridad que la plataforma posee y su capacidad para adaptarse a las normativas específicas de tu sector.
Facilidad de uso
Busca una interfaz intuitiva que sea fácil de usar, independientemente de la experiencia previa del personal. Una buena plataforma de gestión documental facilita la búsqueda, acceso y gestión de documentos sin complicaciones, haciendo más eficiente la rutina diaria de los usuarios.
Capacidades de integración
Es fundamental que la plataforma pueda integrarse sin problemas con otras herramientas utilizadas en tu empresa, como sistemas de correo electrónico, software de CRM y ERP. Esto permite un flujo de trabajo continuo y reduce las redundancias en la gestión de información.
Escalabilidad
Valora si la plataforma puede escalar de acuerdo a las necesidades futuras de tu empresa. Debe ser capaz de afrontar el crecimiento en volumen de documentos y usuarios sin degradar el rendimiento o la usabilidad.
Soporte técnico y atención al cliente
El soporte técnico es crucial, especialmente cuando se implementa una nueva solución de gestión documental. Asegúrate de que la plataforma ofrezca un soporte fiable y accesible, con opciones como asistencia en línea, tutoriales y comunidad de usuarios. Esto es vital para resolver rápidamente cualquier incidencia o pregunta que surja durante el uso diario de la plataforma.
Cuáles son los mejores softwares de gestión documental
Nalanda Global
Nalanda Global es conocida por su alcance internacional y su capacidad para manejar grandes volúmenes de información en un entorno seguro. La plataforma está diseñada para ser escalable, lo que la hace ideal para empresas grandes que buscan expandirse sin preocupaciones de capacidad o rendimiento. Ofrece análisis en tiempo real y generación de informes, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.
Construred
Construred se especializa en la gestión documental para el sector de la construcción, enfocándose en la simplicidad y la eficiencia para la gestión de documentos críticos. Ofrece un alto nivel de personalización, permitiendo adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada proyecto. Su interfaz es intuitiva, facilitando la colaboración entre diferentes equipos. Además, proporciona herramientas robustas para el seguimiento de cumplimiento normativo, asegurando que todos los documentos estén en regla y actualizados.
Dokify
Dokify centra sus esfuerzos en ayudar a las empresas a ser más eficientes automatizando procesos a través de herramientas digitales para cubrir las necesidades de la empresa en materia de gestión documental y PRL (Prevención de Riesgos Laborales).
La plataforma de gestión documental de Dokify optimiza la colaboración y el cumplimiento normativo entre empresas facilitando el cumplimiento legal para asegurar un ambiente laboral seguro.
Los procesos de documentación se simplifican permitiendo a las empresas tener una comunicación eficiente y una coordinación efectiva en los procesos de subcontratación de servicios.
6Conecta
6Conecta es particularmente eficaz en la colaboración y gestión de proyectos. Su sistema de gestión de tareas y documentos está interconectado para mejorar la comunicación entre los usuarios. La plataforma también incluye funcionalidades de gestión de versiones, asegurando que todos los miembros del equipo trabajen con la información más reciente. Su soporte técnico es destacado, ofreciendo respuestas rápidas y efectivas a las consultas de los usuarios.
Grupo CTGA
Grupo CTGA ofrece una solución integral que no solo abarca la gestión documental sino también el análisis ambiental y de calidad. Esta doble funcionalidad es ideal para empresas que buscan cumplir con regulaciones específicas mientras manejan sus documentos. La plataforma proporciona herramientas de seguimiento de auditorías y certificaciones, facilitando la gestión de su cumplimiento.
CTAIMA
CTAIMA es una plataforma que se centra específicamente en el cumplimiento legal y la gestión de riesgos laborales. Su interfaz permite a los usuarios gestionar gran parte de la documentación necesaria para cumplir con las regulaciones de seguridad en el trabajo. Además, ofrece módulos de formación en línea para asegurar que los empleados estén bien informados sobre las prácticas de seguridad.
e-coordina
Integra diferentes actividades empresariales, proporcionando herramientas específicas para la gestión de subcontratas y personal externo. La plataforma asegura que todos los documentos, como contratos y certificaciones de seguridad, estén centralizados y accesibles, reduciendo los tiempos de gestión y mejorando la eficiencia operativa.
Metacontratas
Se enfoca, al igual que la plataforma anterior, en la gestión documental para contratos y subcontratistas, proporcionando un espacio centralizado para el almacenamiento y la gestión de todos los documentos relacionados. Su principal ventaja es la facilidad de uso y la capacidad de integrar fácilmente nuevos usuarios y contratistas en el sistema. Además, ofrece opciones detalladas de seguimiento e informes.
