Un checklist o una lista de comprobación, ¿a quién le gusta?
Son engorrosos y difíciles de usar.
¿Para qué sirven?
Seguro que alguna vez has pensado que solo valen para gastar papel o rellenar Excel infumables.
Y sin embargo… se siguen cometiendo errores que provocan incidentes y lesiones.
¿Quién no ha cumplimentado un informe de investigación con algo como esto?
«No siguió el procedimiento»
«No prestó atención»
Y la solución habitual, volver a formar.
Como si las personas no supieran.
Saber, saben.
Según explica Atul Gwande en su libro The Checklist Manifesto hay un tipo de fallo al que los expertos llaman ineptitud.
Cuando ocurren los incidentes, los conocimientos para prevenir un incidente existen. Y se conocen. Pero no se aplican correctamente o sencillamente no se aplican.
Y entonces, realizamos la investigación para confirmar lo que ya sabíamos, como que no se siguió el procedimiento y/o la formación.
Entonces, ¿cómo conseguimos que los empleados sigan sistemáticamente los procedimientos?
En nuestro kit de herramientas hay una que ya está probada para evitar este tipo de fallos… los checklists.
Pero en demasiadas ocasiones sólo se utilizan para realizar una inspección periódica.
Y ya.
Según las investigaciones de Gwande son herramientas poderosas y muy útiles.
Si se saben utilizar.
«Los checklists nos recuerdan los pasos sencillos, los que probablemente pasamos por alto o nos saltamos. Ayudan a inculcar disciplina…»
Nos ayudan a con la disciplina necesaria en aspectos como la seguridad y salud que, a su vez, contribuye a una mayor calidad y a un mejor rendimiento en materia de seguridad.
Por ejemplo, cuando se producen cambios, las tareas más sencillas pueden volverse complejas.
Incluso sin cambios, podemos caer en la rutina, saltándonos pasos porque nunca ha pasado nada.
Entonces alguien sufre un accidente y nuestro primer pensamiento es «hemos hecho esto mil veces antes y nunca había ocurrido».
Los procedimientos, las comprobaciones… pueden parecer inútiles hasta que se omiten y ocurre algo.
Por eso los checklist están tan arraigados en los procedimientos operativos en sectores como aviación o la industria nuclear.
Nos ayudan a focalizar. Citando de nuevo a Gwande:
Una lista de comprobación quita las cosas tontas del camino; las rutinas de las que tu cerebro no debería ocuparse, y le permite elevarse para centrarse en las cosas difíciles
Basándose en una prueba de 18 meses realizada por Gwande y su equipo de la Organización Mundial de la Salud, en el ámbito médico, los checklist ahorraron 175 millones de dólares en costes y más de mil quinientas vidas.
«Estos éxitos se han mantenido con el simple uso de una lista de comprobación».
Los accidentes aéreos son raros en gran medida porque las listas de comprobación para están arraigadas en la cultura, en la formación y en su rutina.
En este tipo de industrias, las listas de comprobación son necesarias para el éxito.
De esos estudios, se pueden extraer 5 consejos que puedes aplicar para tus checklist de Seguridad y Salud:
Hay dos tipos de checklists
Los de HACER-CONFIRMAR en los que cada miembro del equipo realiza su trabajo de memoria y experiencia, pero luego se detiene y completa la lista de control para confirmar que todo se hizo correctamente.
O los de LEER-HACER, que funcionan como una receta. Completa cada tarea línea por línea.
La clave, decidir qué tipo de checklist funciona mejor y proporciona instrucciones sobre cómo completarlo.
Lo que un buen checklist debe tener
Un buen checklist debe ser preciso, eficaz y fácil de utilizar.
Incluso en las situaciones más difíciles.
Una buena lista de comprobación es sobre todo práctica y su redacción es sencilla, precisa, exacta y va al grano.
No debe tener colores, imágenes prediseñadas o logotipos innecesarios y, a ser posible, debe ser de una sola página. Una buena regla general es limitar el número de elementos a nueve.
¿Por qué nueve? Parece que nueve elementos es el límite de la memoria de trabajo.
Completar una lista de comprobación no debe llevar poco tiempo, y, posiblemente, alguna que otra discusión.
Si no son prácticas, no se utilizarán.
Identificar los pasos más críticos
Utiliza los datos de las investigaciones, inspecciones, observaciones, etc., para identificar los pasos más críticos.
Es frecuente pasarlos por alto
¿Con qué frecuencia los resultados de una investigación se incorporan a una lista de control?
Con demasiada frecuencia publicamos nuevas normas, volvemos a formar o realizamos sesiones informativas y luego nos preguntamos por qué los nuevos conocimientos o procedimientos no se han traducido en cambios de comportamiento inmediatos o sostenibles.
Deben fomentar el diálogo
No es un ejercicio de registro.
Las listas de comprobación deben realizarse verbalmente con otra persona, no en silencio o de memoria.
Recuerda la imagen del piloto y el copiloto 😉
La memoria falla.
El objetivo es fomentar el diálogo entre los miembros del equipo.
Pausas
Identifica posibles pausas, naturales o claras, mientras se cumplimenta el checklist. Una pausa es un punto en el que el equipo debe repasar la lista de comprobación antes de continuar.
Por ejemplo, durante las tareas previas o el cambio de turno, la pausa define claramente cuándo y dónde se utilizará la lista de comprobación.
Un checklist no dice lo que tiene que hacer
No pretende documentar cada paso de un proceso.
Una lista de comprobación sí garantiza que se cubren los pasos críticos, pasos que pueden parecer sencillos.
Además, los checklist bien utilizados fomentan el trabajo en equipo y la disciplina, mejorando la comunicación entre los miembros del equipo.
Un checklist puede utilizarse para reforzar un hábito o un cambio, de forma que mejora el rendimiento sin necesidad de una formación extensa o adicional. No es necesario aumentar el nivel de habilidad para completar una lista de comprobación.
Un componente clave del liderazgo en prevención de riesgos laborales es aprender de los fracasos y mejorar.
Si al terminar el día sigues «tocando madera» para que no ocurran incidentes, quizá sea el momento de analizar si estás utilizando los checklist, o si lo haces se pueden mejorar.
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