Gestionar adecuadamente la documentación de una empresa no solo es fundamental para mantener un control interno eficiente, sino también para cumplir con las normativas legales vigentes. Es importante saber cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa, en qué formatos y lo que exige la Ley actual.
Tipo de documentación que debe guardarse
Cada empresa genera una gran cantidad de documentación a lo largo de su actividad. Esta documentación debe gestionarse y almacenarse cumpliendo con las normativas legales que exigen diferentes plazos de conservación según el tipo de documento. Una gestión adecuada no solo evita sanciones, sino que también permite operar de forma más eficiente al tener acceso rápido y seguro a la información clave.
A continuación, vamos a analizar los tipos de documentos que, legalmente, las empresas están obligadas a almacenar durante cierto tiempo.
Documentación mercantil
Según el Código de Comercio, las empresas están obligadas a conservar los libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su actividad durante un periodo mínimo de 6 años a partir del último asiento realizado. Este plazo se aplica incluso si la empresa ha cesado su actividad, ya que la normativa busca garantizar que exista evidencia documental en caso de inspecciones o reclamaciones. Entre los documentos mercantiles que deben conservarse se incluyen los libros de contabilidad, registros de inventarios, cuentas anuales y contratos comerciales.
Documentos contables
La documentación contable incluye facturas emitidas y recibidas, justificantes de pago, asientos contables y cualquier otro documento que respalde las operaciones económicas de la empresa. Aunque la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) establece un plazo de 4 años, se recomienda conservar estos documentos al menos 6 años para cumplir también con las exigencias del Código de Comercio.
Documentación tributaria
La Ley General Tributaria establece que los documentos relacionados con las obligaciones fiscales deben conservarse durante un periodo de 4 años. Esto incluye declaraciones y liquidaciones tributarias, justificantes de pagos y devoluciones, y cualquier comunicación con la Agencia Tributaria. En situaciones especiales, como deducciones fiscales o inspecciones, este plazo podría extenderse más allá del periodo habitual.
Contratos y documentos laborales
En el ámbito laboral, los contratos de trabajo, nóminas, registros de jornada y otros documentos relacionados con los empleados deben conservarse durante un mínimo de 4 años, según el Estatuto de los Trabajadores. Además, los documentos de prevención de riesgos laborales deben mantenerse mientras dure el contrato y, en ciertos casos, incluso después de su finalización.
¿Qué sanciones existen por no tener la documentación solicitada?
El incumplimiento de las obligaciones de conservación documental puede generar importantes sanciones para la empresa. Algunas de las consecuencias más comunes incluyen:
- Sanciones tributarias: La Agencia Tributaria puede imponer multas por la falta de documentación que respalde las declaraciones fiscales, con multas que van desde 150 hasta 600.000 euros.
- Multas laborales: La Inspección de Trabajo puede sancionar por no disponer de registros obligatorios como contratos o nóminas, con multas desde 750 euros hasta 225.018 euros en casos graves.
- Problemas legales: La falta de documentación puede complicar la defensa de la empresa en litigios, aumentando el riesgo de resoluciones desfavorables.
- Daño reputacional: Una gestión ineficaz de la documentación también afecta la confianza de socios, clientes y empleados.
La digitalización de los documentos de una empresa para su conservación
Digitalizar los documentos de una empresa es una solución clave para garantizar su conservación a largo plazo. Este proceso implica convertir documentos físicos en formatos digitales, como PDF o imágenes escaneadas, que pueden almacenarse en la nube o en servidores internos. Esto no solo reduce el espacio físico necesario para archivarlos, también protege la información de riesgos como incendios, inundaciones o deterioro por el tiempo.
Además, la digitalización mejora la eficiencia operativa al facilitar la búsqueda, el acceso y la gestión de los documentos desde cualquier lugar y dispositivo. También contribuye al cumplimiento normativo, asegurando que la información esté organizada y disponible en caso de auditorías.
Por último, digitalizar documentos es un paso hacia la sostenibilidad, al disminuir el uso de papel. Es una inversión en seguridad, accesibilidad y modernización, que impulsa la productividad y el crecimiento empresarial en la era digital.
¿Cómo gestionar la documentación de una empresa?
La gestión documental eficiente puede ser un reto, pero con herramientas como la plataforma CAE de 6Conecta, este proceso se simplifica notablemente. Nuestra plataforma permite centralizar la información, automatizar recordatorios para los plazos legales y digitalizar documentos para facilitar su almacenamiento y consulta. Además, garantiza el cumplimiento de normativas como el RGPD mediante sistemas avanzados de seguridad.
Con 6Conecta, las empresas pueden categorizar documentos automáticamente, realizar búsquedas rápidas y establecer sistemas que aseguren que toda la documentación esté organizada y accesible. Esto no solo evita sanciones, también mejora la eficiencia operativa y reduce costes a largo plazo.
