Admitámoslo, todos hemos gestionado, o estamos gestionando, nuestro sistema de prevención de riesgos laborales o la coordinación de actividades empresariales con un Excel o una base de datos Access como herramientas de apoyo. Horas de dedicación y cariño para obtener un sistema ordenado y eficaz para gestionar un volumen casi inabarcable de información, documentos y requisitos legales.
Para poner en orden tu sistema de gestión de prevención de riesgos laborales siempre comienza con un Excel. Pero si quieres llevarlo a otro nivel, necesitarás algo más
Trabajar con Excel no es ni bueno ni malo, de hecho un Excel es una herramienta muy versátil, a la que todos tenemos acceso y tiene un estándar ampliamente utilizado. Es una de mis herramientas preferidas y si quieres probar algo antes de llevarlo a una escala superior, resulta muy útil empezar por ahí. Sin embargo, tiene sus límites. Por muchas horas que les dediquemos a evolucionar nuestros Excel, o Access, siempre nos toparemos con alguna limitación, como falta de conocimientos suficientes para desarrollarlo o falta de tiempo.
¿Es una solución a largo plazo gestionar la PRL con un Excel?
Como hemos dicho antes, el Excel tiene sus méritos, pero debes tener en cuenta algunos de los problemas con los que te encontrarás tarde o temprano:
- Elaborar una herramienta de gestión de prevención de riesgos laborales requiere de una curva de aprendizaje que dependerá de nuestro nivel de conocimiento, el cual, muchas veces, sobrevaloramos. Tarde o temprano, para agilizar su tratamiento requerirá que necesites conocer programación de VB o migrar todo a una BBDD de Access.
- El esfuerzo que vas a necesitar para conseguir añadir funcionalidades se incrementará sustancialmente a medida que el Excel sea más grande.
- Cambiar un modelo de datos hará que tengas que replantear la estructura de tus Excel con mucho cuidado, lo que dará lugar a errores que serán difíciles de detectar. O sabes cómo vas a explotar la información para preparar el esquema de ficheros, hojas y datos, o tendrás un serio problema de configuración.
- Integrar el sistema de prevención de riesgos laborales, con un Excel como herramienta, hará que tengas que dar muchos accesos y eso tiene un riesgo: cualquiera podrá modificar tus datos e información.
- La integración del Excel con otro software corporativo es casi imposible, o con roles de permisos en red, y en el momento que necesites ayuda te encontrarás con que tu departamento de sistemas no tiene tiempo para atender tus peticiones o que el presupuesto del experto externo lo realice es demasiado elevado.
- Por mucho que te esfuerces, el Excel no te va a dar información de forma proactiva. Siempre tendrás que estar “dentro” del sistema para ver los reportes e información destacada y poder tomar decisiones.
Para aquellos que el Excel es una herramienta indispensable en su trabajo, en este link pueden ver algunos de los errores más sonados que ha provocado.
¿Por qué es mejor un software de PRL online que un Excel?
Mis primeras experiencias con un Excel fueron muy satisfactorias, de hecho, tanto que me animé a migrar mi sistema de gestión de prevención de riesgos laborales hacia una base de datos Access. E incluso, diseñé e implementé una para la gestión de mantenimiento en alguna de las empresas en las que trabajé previamente. Horas y horas de dedicación para construir tu pequeño castillo, en el que nunca se acaban las pequeñas reformas y retoques, adaptaciones… tiempo que le quitas a la verdadera gestión de PRL.
Quizá hace 10 años, no había alternativas mejores y económicas. Sin embargo, la tecnología ha cambiado mucho. Por eso, y antes de seguir evolucionando tus creaciones, quizás debas valorar qué puede aportar un software de gestión de PRL online frente a las hojas de cálculo:
- Tiempo. Esta es la principal aportación que te dará un buen software PRL online. En 2 semanas deberías tenerlo configurado y funcionando, de forma que dejes de buscar vínculos a documentos, o de programar macros engorrosas.
- Integración preventiva. Si las personas con las que trabajas habitualmente, otros técnicos de prevención, el jefe de mantenimiento, el responsable de formación no pueden acceder a tu sistema de gestión, … estarás haciendo un “juan palomo”.
- Información fiable, con datos actualizados y sin errores
- Proactividad. Un buen software de prevención de riesgos laborales debe facilitarte la información diaria que necesitas para tomar decisiones, sin necesidad de que entres
- Integración son otras aplicaciones corporativas que permita mantener sincronizados las bases de datos de empleados, proveedores o usuarios.
- Acceso desde cualquier lugar. En cualquier centro de trabajo podrás actualizar la información de una inspección, auditoría o evaluación de riesgos laborales in situ… olvídate de tomar notas y luego trasladarlas a tus ficheros Excel.
- Soluciones para todos los bolsillos. El software basado en el acceso vía internet, o las aplicaciones móviles, han venido para quedarse y democratizar el acceso a herramientas de gestión que antes eran sólo accesibles para unos pocos.
El esfuerzo merece la pena
Por último, y para aquellos que se plantean que el cambio es costoso, no debes olvidar que sin esfuerzo no hay recompensa. Modificar la forma de trabajar nunca es fácil, pero los beneficios de utilizar un buen software de prevención de riesgos laborales o una aplicación web de coordinación de actividades empresariales superan con creces a las ventajas que pueda ofrecer el mejor de los Excel.
