El Excel, el agujero negro de la prevención de riesgos laborales

¿Te imaginas al departamento financiero o comercial de tu empresa realizando las gestiones de sus procesos dependiendo de uno, o varios, Excel?

Seguro que no.

Depender de un Excel para la gestión de los procesos de tu organización y como base de conocimiento es un riesgo en sí mismo.

Esto es lo que pasa aún en muchos departamentos de prevención de riesgos laborales.

Hace unos años, quizá eras de los que se bajaban música, películas o series de aquella forma…

Estaba bien… para ti, aunque no estaba bien.

Quizá hoy, eres de los que utiliza una plataforma de streaming. No es que los tiempos vayan avanzando, que también. Es que hay soluciones mejores cuando pones en la balanza tiempo, dinero y comodidad.

El Excel seguro…

Las hojas de cálculo de Excel pueden hacer que un departamento de prevención de riesgos laborales se sienta “seguro”.

Después de todo, una hoja de cálculo es una obra propia (he visto auténticas obras de arte), de la que nos sentimos orgullosos. Nos ofrece una funcionalidad razonable. Tiene unas limitaciones que asumimos por el precio que invertimos: nuestro tiempo.

La tecnología tiene una capacidad asombrosa. No solo nos permite grabar y almacenar información. También nos ofrece información sobre lo que realmente está sucediendo en la empresa.

Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, el único propósito de usar el Excel para gestionar la prevención de riesgos laborales es mantener registros.

A medida que pasa el tiempo, esas mega hojas de Excel se van a acabar convirtiendo en un problema. Por muy detalladas y completas que sean.

Si tú eres el “master and comander” del Excel en tu departamento de seguridad y salud, estupendo. Pero si no, estás jo….

Haces un pequeño cambio por aquí, y sale un error #REF por allá…

Además, con el tiempo, las hojas de Excel cada vez son más grandes y más engorrosas.

Si tienes todo vinculado, el tiempo de ejecución de los informes aumentará con el tiempo. Esto es, más tiempo de mantenimiento.

Después, está ese problema de la accesibilidad y la colaboración. ¿Cuántos tienen acceso a las hojas de cálculo u otros documentos que están en el servidor?

Las hojas de cálculo son un buen recurso para mantener los registros del sistema. Pero si no todos los que tienen que acceder y colaborar pueden hacerlo en tiempo y forma, el resultado es un agujero de oportunidades perdidas para la mejora proactiva de la seguridad y salud, y la reducción de riesgos.

… y esa falsa sensación

Si deseas avanzar y utilizar la información para determinar los principales indicadores de desempeño o incorporar más conocimientos, como descripciones de puestos, riesgos vinculados con trabajos específicos, la planificación preventiva, incidentes, observaciones, es necesario entender que no lo puedes fiar todo a hojas de cálculo.

Pueden darte una falsa sensación de seguridad. Mientras te acercas y acercas al agujero negro…

Por un lado, cuando realizas el seguimiento de la gestión preventiva, es vital que se pueda aportar valor de alguna manera.

El Excel solo te permite mirar al pasado. Acaba siendo una fuente de datos, el resultado de un incidente, o una información que está desactualizada en el mismo momento en el que se registra.

Esto provoca que acabes gestionando la seguridad y salud mirando solo por el retrovisor. Cuentan una pequeña parte de la historia y no siempre ayudan a determinar la causalidad o identificar patrones que se deben abordar.

Y no digamos sobre la evaluación del cumplimiento legal o con los estándares. Esto ya puede ser un auténtico reto.

¿Qué pasa si quieres generar un informe sobre un requisito de formación específico para varias personas? ¿O de diferentes áreas de la organización?

Un cambio visible para una mejor imagen de la gestión preventiva

Si miras a tu alrededor en tu organización, es posible que observes que la mayoría de departamentos utilizan sistemas y tecnologías, más o menos, modernas.

Sin embargo, es probable que tu departamento de seguridad y salud esté trabajando con hojas de cálculo y formularios en papel. 

¿Qué le dices a las personas sobre la importancia de la seguridad y salud cuando, en 2021, lo profesionales de tu equipo están llenando papeles mientras todos los demás usan un software actualizado?

No te engañes. Invertir en un software de prevención de riesgos laborales es rentable. Tanto o más como cuándo el departamento financiero implantó el ERP o el sistema de informes especializados.

Con un software de PRL toda la organización no solo registra los datos, también  los visualiza fácilmente. Ayuda a tomar decisiones, lo que redunda en la proactividad.

Proactividad basada en indicadores que miran al futuro y reducen las preocupaciones derivadas del cumplimiento legal.

Utilizar un software de PRL en lugar del Excel contribuye al objetivo de garantizar que las organizaciones aprendan constantemente y se esfuercen por aumentar la eficiencia en todos los ámbitos.

El software de PRL facilita la protección de las personas y ayuda a identificar las formas en las que podemos mitigar los riesgos a niveles aceptables. Con él, eliminas tiempo y esfuerzo dedicados a crear, documentar y buscar diversos conocimientos en hojas de cálculo, y los técnicos de prevención de riesgos laborales pueden dedicar tiempo a compartir datos y conocimientos con los empleados y la dirección. Trabajando en pro de una cultura en la que todos están comprometidos con la seguridad.

Con 6conecta ayudamos a los departamentos de prevención de riesgos laborales a digitalizar la gestión preventiva, hacer más visible la cultura preventiva y tomar decisiones para prevenir, reducir y eliminar los riesgos que provocan accidentes e incidentes con sus empleados y contratas.

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