Kaizen, implantando con éxito la gestión de PRL

“Los recursos que tengo son escasos” Desde hace unos años, esta frase ha sido repetida hasta la saciedad por todos. Y es que la definición de “recurso” del diccionario debería venir acompañada por defecto del adjetivo escaso. Esta situación no es ajena al responsable o técnico de prevención de riesgos laborales convirtiéndose en un factor determinante a la hora de gestionar la seguridad y salud de su empresa.

La gestión de la prevención de riesgos laborales de primer nivel, la gestión documental del cumplimiento legal, la del papel, de la mayoría de empresas que conozco suele ser adecuada. Sin embargo, estas mismas empresas, no suelen disponer de mucho margen de actuación para una gestión preventiva de segundo nivel. Aquella que consiste en implementar acciones preventivas o correctivas de forma adecuada y eficiente. Esta situación puede llegar a derivar en la no aplicación de las medidas preventivas planificadas, en incumplimientos de la normativa de seguridad y salud, en un deterioro del clima laboral o en un aumento de la siniestralidad laboral, o de todo a la vez.

Entonces, la pregunta que surge es: ¿qué puedo hacer para implementar una planificación preventiva con los recursos de los que dispongo?

Tampoco conozco a ninguna empresa que no quiera hacer las cosas correctamente o no quiera cumplir con sus obligaciones, pero los procesos para implementar las medidas y soluciones preventivas suelen ser agotadores, lentos y burocráticos. Principalmente, carentes de metas específicas, método y de un liderazgo sólido. ¿Cómo podemos cambiar este proceso de implementación de soluciones preventivas para que sea más eficiente y rápido? Los japoneses de Toyota, ya le dieron vueltas a este tema y llevan varias décadas trabajando con ello. Se llama Kaizen. Esta palabra japonesa se deriva de “kai” (cambio) y “zen” (bueno), que implica pequeñas mejoras continuas. Una metodología basada en la resolución de problemas de forma sistemática, rápida, a bajo coste y con resultados medibles. Se fundamenta en la implicación de las personas, la mejora de los procesos y condiciones del trabajo desde el propio lugar de trabajo.

El Kaizen ayuda a romper esquemas mentales y a implementar acciones o corregir deficiencias de forma rápida. Para ello, debemos mantener claros una serie de principios:

  1. “Siempre se ha hecho así…” es el peor comienzo para un argumento. Tira a la basura todas tus ideas preconcebidas de cómo deben realizarse las cosas.
  2. No busques culpables. Hay que anteponer la solución al problema.
  3. Las mayores barreras, las creamos nosotros mismos. Piensa en positivo y no digas no puedo.
  4. Implanta el 50% ahoramejor que el 100% dentro de un mes. A veces, lo mejor, es enemigo de lo bueno.
  5. Haz que afloren los errores sin complejos, y tan pronto como los encuentres, soluciónalos involucrándote en el dónde, cuándo y cómo resolverlo.
  6. El dinero no sustituye a la creatividad.
  7. “¿Por qué? ¿Por qué?…” pregunta tantas veces hasta que des con la causa raíz de un problema. Como mínimo, necesitarás unos 5 por qués.
  8. Mejor la sabiduría de 5 personas que la experiencia de una.
  9. “Yo creo”= “No tengo ni idea”. Toma decisiones basadas en datos, no en opiniones. 
  10. La mejora se realiza sobre el lugar de trabajo (gemba), y no desde un despacho o un documento llamado “Planificación Preventiva”

Estos principios pueden ser aplicados perfectamente a la gestión preventiva, permitiendo integrar la prevención de riesgos laborales y desarrollar grupos de trabajo enfocados en la mejora de la seguridad y la ergonomía. Muchos se quedan en la metodogía 5S, pero una implentación continuada y decidida de la filosfía Kaizen ha permitido que empresas como Honeywell hayan reconocido que sus programas de mejora continua de las condiciones ergonómicas de los puestos de trabajo les han ahorrado hasta 100.000$/año.  Lo que nadie ha dicho es que sea fácil o rápido de implementar.

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