Una plataforma de gestión documental CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) es un sistema digital que facilita la organización y el control de documentos de manera segura. Actualmente, existen diferentes plataformas documentales que ofrecen entornos digitales seguros, es importante conocer sus cualidades antes de optar por una plataforma de gestión documental.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una?
Las plataformas de gestión documental integran diferentes funciones que se adaptan a diferentes necesidades. Los aspectos más importantes que debes evaluar antes de elegir son los siguientes.
Integración con otros departamentos y procesos
Entender cómo una plataforma CAE se integra con otros departamentos y procesos es esencial para evaluar su eficacia en la empresa. Una buena integración asegura una comunicación fluida entre los diferentes departamentos de la empresa, facilitando así la coordinación y eficiencia operativa en toda la organización.
Funcionamiento sencillo e intuitivo
La facilidad de uso y disponer de una interfaz visual e intuitiva para los trabajadores son elementos críticos a considerar al seleccionar una plataforma de este tipo.
Una interfaz intuitiva y atractiva no solo facilita la adopción por parte de los empleados en su rutina de trabajo, sino que también mejora la experiencia general del usuario, lo que resulta en una gestión de documentos más eficiente y productiva.
Formación para los usuarios
Es importante que la plataforma incluya programas de formación para clientes y contratas. La formación adecuada asegura que todos los usuarios comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva, lo que es vital para la gestión adecuada de la documentación.
Soporte informático efectivo
Contar con un equipo de soporte técnico dedicado es crucial. Disponer de un soporte informático de la propia herramienta garantiza que cualquier problema técnico pueda resolverse rápidamente, lo que asegura la continuidad operativa y la eficiencia en la gestión documental de la empresa.
Comparación de las mejores Plataformas CAE del mercado
Ahora que ya sabes en qué tienes que fijarte para elegir la plataforma CAE adecuada para tu empresa, te dejamos algunas de las mejores plataformas que podrás encontrar para gestionar tu negocio y que las utilizan empresas de todo el mundo.
6conecta
No sabemos si somos los mejores, pero no íbamos a dejar pasar la ocasión de recordarte que contamos con nuestra propia plataforma CAE.
Nuestra plataforma está diseñada para optimizar la prevención de riesgos laborales y la gestión de contratas. Funciona como una herramienta integral para la automatización y digitalización de procesos, permitiendo a las empresas generar documentación digital, automatizar tareas y colaborar eficientemente con técnicos, usuarios, empleados y contratistas. Su enfoque principal es facilitar la gestión y control de la seguridad y la salud en el entorno laboral.
La plataforma brinda acceso instantáneo a información y documentos, accesibles también desde dispositivos móviles, lo que agiliza la toma de decisiones y la gestión desde cualquier lugar. Asimismo, contribuye a disminuir el tiempo invertido en tareas administrativas, permitiendo enfocar los recursos en tareas más productivas.
Nalanda
Nalanda es sinónimo de eficiencia y tranquilidad, ya que es la mayor multinacional española que agrupa a grandes empresas y proveedores alrededor de su plataforma digital.
Su plataforma CAE se presenta como una herramienta sólida para la coordinación de actividades empresariales y la prevención de riesgos laborales, ofreciendo ventajas como la minimización de riesgos, la reducción de tiempos y costos, y el fortalecimiento en la administración y oportunidades comerciales. Es una solución efectiva para la gestión documental, destacando en la automatización de procesos y en la integración del control de accesos, crucial para la prevención de accidentes laborales.
La plataforma optimiza el intercambio documental entre compañías y proveedores, elevando la eficiencia y seguridad en el trabajo, especialmente en industrias como la construcción y la ingeniería.
Dokify
Dokify se centra en incrementar la eficiencia empresarial mediante la automatización de procesos con herramientas digitales para satisfacer las necesidades empresariales en materia de coordinación de actividades empresariales y prevención de riesgos laborales (PRL).
La plataforma CAE de Dokify mejora la colaboración entre proveedores y empresas y el cumplimiento normativo entre éstas, facilitando el cumplimiento legal para asegurar un entorno laboral seguro.
Mediante esta herramienta, el proceso documental se simplifica, permitiendo a las empresas comunicarse de manera eficiente y coordinar efectivamente en la subcontratación de servicios.
Construred
Construred es una plataforma dedicada a la coordinación de actividades empresariales y el control de accesos a instalaciones. Ha sido actualizada recientemente para mejorar la gestión de la coordinación de actividades empresariales y el control de accesos digitales, representando un progreso significativo en la eficiencia y efectividad de los servicios de gestión documental para subcontratistas y proveedores.
Las ventajas clave de Construred incluyen su disponibilidad constante, lo que permite a los usuarios gestionar y compartir documentación en cualquier momento y lugar. La plataforma también incorpora funciones como la actualización automática del estado de la documentación, la eficiente compartición de documentos y la activación de notificaciones automáticas por email, facilitando la gestión y el seguimiento documental.
Sicondoc
SiconDoc es una plataforma de gestión documental que revoluciona la forma en que las empresas gestionan sus documentos y archivos digitales. Su funcionamiento se basa en la selección, almacenamiento, organización y recuperación eficiente de documentos, simplificando drásticamente los flujos de trabajo y aumentando la productividad.
SiconDoc permite la digitalización de documentos físicos, la indexación automática, la asignación de permisos de acceso personalizados y la colaboración en tiempo real. Además, su capacidad de búsqueda avanzada y la automatización de tareas repetitivas reducen significativamente el tiempo dedicado a la gestión de documentos. Con SiconDoc, las empresas pueden disfrutar de ventajas como la reducción de costes operativos, la mejora en la toma de decisiones basadas en datos actualizados y la seguridad de los documentos, gracias a copias de seguridad y medidas de seguridad avanzadas.
Grupoctga
Grupoctga es una plataforma CAE avanzada diseñada para optimizar la gestión de documentos a través de la digitalización y la organización sistemática de flujos de trabajo. Centraliza la recepción y almacenamiento de documentos, utilizando un sistema inteligente de indexación y categorización que facilita la recuperación rápida y eficiente de información. Esta herramienta también facilita la asignación de permisos de acceso específicos y promueve la colaboración en tiempo real, así como la automatización de tareas rutinarias como recordatorios de vencimiento y procesos de aprobación, mejorando la productividad y minimizando los errores.
Además, Grupoctga mejora significativamente la eficiencia operativa y refuerza la toma de decisiones estratégicas. Reduce los gastos asociados al almacenamiento físico de documentos y disminuye el tiempo dedicado a la búsqueda de información, asegurando al mismo tiempo la protección y el cumplimiento normativo mediante controles de acceso robustos y auditorías.
Metacontratas
Metacontratas se especializa en la administración de contratos y la documentación asociada. Posee una eficaz funcionalidad de seguimiento de fechas límite y alertas de expiración, siendo particularmente valiosa para organizaciones que manejan numerosos contratos de complejidad variada.
Sin embargo, la plataforma tiene limitaciones en cuanto a funciones de gestión documental más generales, lo que podría restringir su aplicabilidad para algunas necesidades de gestión documental más amplias.
E-coordina
E-coordina se distingue en el mercado por su eficacia para manejar documentación en ambientes colaborativos.
Esta plataforma facilita la edición de documentos directamente en línea, permite comentarios en tiempo real y realiza un seguimiento meticuloso de las versiones de los documentos, todo lo cual es esencial para la colaboración efectiva en proyectos. Sin embargo, podría beneficiarse de mejoras en la automatización de procesos y en la implementación de herramientas de análisis de documentos más avanzadas.
Ctaima
Ctaima se destaca por ofrecer una interfaz intuitiva y altamente personalizable que permite a las organizaciones adaptar el sistema de gestión documental a sus necesidades específicas.
Esta plataforma CAE también cuenta con potentes herramientas de búsqueda que permiten encontrar documentos rápidamente, optimizando así el tiempo de gestión. Aunque proporciona funciones básicas de colaboración en tiempo real, la falta de opciones más avanzadas puede limitar la efectividad de los equipos que necesitan colaborar estrechamente en la edición y revisión de documentos.
