Son muchas las empresas que incluyen la realización de OPS (Observaciones Preventivas de Seguridad), dentro de su sistema de gestión de prevención de riesgos laborales. Sin duda, son una buena herramienta de integración preventiva, siendo un instrumento para acercar a los mandos/directivos de la empresa al día a día de la actividad desarrollada. También son una fuente muy valiosa de recogida de información en campo directamente de parte de los trabajadores.
Pero como en todo, conviene tener claro un método a seguir para realizarlas y qué objetivos se persiguen con ellas. En este post os dejamos unas pautas para estructurar vuestras Observaciones Preventivas de Seguridad.
¿Qué son?
Visitas a los lugares de trabajo para entablar diálogo con personal de su equipo, compañeros, superiores o contratas, con el fin de observar condiciones de trabajo y actividades o tareas determinadas. Tienen 2 elementos principales: Observación y Diálogo.
¿Quién las hace?
Las pueden realizar distintas personas dentro de la organización, todo dependerá de los objetivos que se persigan y del grado de madurez preventivo de la organización.
- Técnicos del Servicio de Prevención
- Miembros de la alta Dirección
- Línea de mando
- Trabajadores
¿Qué tipos de OPS hay?
- Propias o cruzadas: Sobre nuestra área de actividad o sobre otras (OPS Cruzadas)
- Sobre compañeros, subordinados o Superiores.
- Sobre actividades específicas (Sobre una tarea concreta) o genéricas (Observar los trabajos realizados en un área determinada)
Nos vamos a centrar en las más utilizadas, las realizadas por la Dirección/Línea de mando sobre miembros de su equipo, que suelen ir orientadas a hacer visible el Liderazgo y Principios Preventivos de la organización.
¿Qué objetivos se persigue este tipo de OPS?
- Aumentar el conocimiento sobre las actividades que realiza nuestro equipo u otros departamentos, sus condiciones de trabajo y riesgos.
- Aprender de la experiencia de nuestro equipo.
- Fomentar su participación
- Hacer visible y creíble nuestro Liderazgo en Seguridad
- Dar ejemplo
- Identificar soluciones y buscar acuerdos para un trabajo seguro.
- Implicarse personalmente en la resolución de deficiencias y puntos de mejora
- Dar Feedback a los miembros del equipo, tanto positivo como impulsor de cambio.
¿Sobre qué tareas se realizan?
Para establecer priorización sobre las tareas a observar, se pueden tener en cuenta los siguientes factores:
- Nivel de riesgo / criticidad
- Nº de trabajadores que la realizan
- Nº Personas afectadas
- Conocimiento Previo de Deficiencias
Se deben incluir en la lista de tareas susceptibles de observar, además de las de operación normal de equipos e instalaciones:
- Tareas no rutinarias en equipos/instalaciones
- Paradas y Puesta en marcha
- Mantenimiento y Limpieza
- Consignación de equipos/Instalaciones
- Tareas de Personal de Contratas
FASES
Para realizar la sistemática de OPS de forma eficaz y obtener unos resultados valiosos para la mejora de nuestro sistema de gestión, se deben llevar a cabo en 3 fases
1. ANTES DE LA OPS: Planificar
- Programación: Se debe establecer una programación de OPS periódicas, dejando oportunidad para realizar de forma adicional otras sobre circunstancias especiales/puntuales
- Selección de tareas y trabajadores a observar: Una vez seleccionada la tarea según lo comentado en un apartado anterior, se deben seleccionar los trabajadores, en base a alguno de estos criterios:
- Nuevos o en cambio de puesto
- Antecedentes de conductas arriesgadas
- Antecedentes de conductas seguras y trabajo de calidad, si queremos resaltar comportamiento positivos y ponerlos como ejemplo.
- Preparación previa: Analizar las Instrucciones, Procedimientos y normativa aplicable, a las tareas a observar.
2. DURANTE LA OPS: Observación y Diálogo
2.1 Observación
- Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Eliminar Distracciones o Interrupciones
- No interferir en la tarea
- Situar la tarea en un contexto
- Evitar ideas preconcebidas
- Esfuerzo de atención
- Apuntar los puntos básicos que observemos y cumplimentar el formulario (Si lo hay) después
- Debemos centrarnos en:
- Identificar situaciones peligrosas derivadas de los equipos/instalaciones (SW&T de lugares).
- Identificar actos inseguros o deficientes y situaciones peligrosas derivadas fundamentalmente del comportamiento humano.
- Determinar necesidades específicas y efectividad de la formación y adiestramiento de los trabajadores.
- Verificar la necesidad, la idoneidad o las carencias de los procedimientos de trabajo.
- Reconocer y “reforzar” hábitos y comportamientos eficaces y seguros.
2.2 Diálogo
- Objetivos:
- APRENDER y ESCUCHAR
- Búsqueda conjunta de Soluciones
- Fomentar entendimiento
- Nueva mentalidad/Cambio hacia un comportamiento más seguro
- Método
- Hacer preguntas abiertas
- Crear clima de confianza mutua
- Anteponer la voluntad de mejora, frente a las deficiencias
- Cuando surjan problemas, centrarse en las posibles soluciones
- Prestar atención a la opinión del trabajador
- ACORDAR ACCIONES DE MEJORA
3.- DESPUÉS DE LA OPS: Registro, análisis y Plan de Acción
3.1 Registro
Se deben registrar los resultados obtenidos de forma sistematizada, recomendable disponer de formato específico, que recoja:
- Datos del OBSERVADOR: Identificación
- Datos de la TAREA/INSTALACIÓN:
- Identificación /Descripción
- Condiciones de trabajo
- Verificación de cumplimiento de normas/estándares
- Acciones Acordadas
- Prácticas Seguras
- Medidas técnicas
- Otras.
3.2 Análisis y Seguimiento de acciones
Tan importante o más que las fases anteriores es ésta última, en la que los resultados obtenidos se utilizan como herramienta de mejora del sistema.
- Análisis de los Resultados: Realizar un análisis individual y en conjunto de los resultados de las OPS, para detectar puntos fuertes, áreas de mejora, etc.
- Comunicación de los Resultados. A los responsables de los departamentos afectados, a los participantes en la OPS, al servicio de prevención, etc.
- Gestionar las Acciones Acordadas. Cada acción que se haya acordado con los participantes de cada OPS debe ser analizada por los responsables correspondientes, decidiendo si se va a llevar finalmente a cabo, cómo y cuándo. Es decir, se debe incluir en la planificación preventiva de la empresa.
- Análisis: ¿Nuevas acciones?
- Establecer Plazos, Responsables, Recursos, etc.
- Estandarización
- Dar FEEDBACK a los participantes en cada OPS tanto de los resultados como del estado de las acciones que se acordó con ellos implantar. Se debe informar, tanto de aquellas acciones que se van a llevar a cabo, como de aquellas que, por distintas razones finalmente no se implantarán o se han sustituido por otras.
Si diseñamos un buen procedimiento de realización de OPS, en distintos niveles jerárquicos y seguimos todas las fases aquí planteadas, tendremos una herramienta muy valiosa de:
- Participación y Consulta
- Comunicación entre todos los niveles jerárquicos de la organización, ascendente y descendente.
- Desarrollo de una cultura preventiva
- Obtención de datos sobre la eficacia y desempeño de nuestro sistema de gestión
En definitiva, una herramienta valiosa de mejora continua de nuestro sistema de seguridad y salud.
