Sin embargo, cuando ya hemos elegido, no nos damos cuenta de que tan importante es la selección de la herramienta cómo llevar a término correctamente la implantación.
Los que lo tienen claro, hacen las preguntas adecuadas.
Si empiezas preguntando cuánto tiempo se va a tardar en implantar el software de tus sueños sin saber los objetivos que quieres alcanzar, no estás haciendo la pregunta adecuada.
Si te interesa implantar un software de prevención de riesgos laborales y no sabes por donde empezar, nosotros te ayudamos aquí
La pregunta principal no me la debes realizar a mí. Debes hacértela a ti.
«¿Qué objetivos quiero conseguir, cómo los cuantifico y cómo voy a conseguirlos?»
El mundo está lleno de casos de éxito… y de fracasos. Y los que fracasaron lo hicieron por:
1. No definir correctamente los objetivos.
No verbalizar ni tangibilizar los objetivos.Esto puede hacer que te sientas frustrado con los objetivos que te planteas. Veamos. ¿Qué objetivo te gustaría conseguir? ¿Dónde te aprieta el zapato?
- ¿Eliminar cargar administrativa? ¿Has analizado los procesos que más tiempo te llevan y menos valor te aportan?
- Olvidarte del Excel. ¿Por qué? ¿Para qué? Si es porque le dedicas mucho tiempo a “concentrar” y recopilar datos, de acuerdo. Este es tu objetivo básico
- ¿Mejorar la participación de los empleados?
- ¿Digitalizar toda la gestión preventiva?
- ¿Digitalizar la Coordinación de Actividades Empresariales?
- ¿O transformar la gestión preventiva?
Fíjate que todos se parecen, pero no son lo mismo. Unos son más sencillos y otros más complejos. Sí, el software seguramente te ahorra tiempo administrativo y de gestión… o tal vez, no.
2. No pensar en los procesos. Por ejemplo, si vas a implantar una herramienta para gestionar todo lorelacionado con la gestión de los empleados (información, formación, EPIs…) piensa en:
- Quién es responsable de determinados procesos: contratar, formar, entregar documentación, entregar EPIs, etc
- Qué actividades tiene que realizar cada uno y qué otras herramientas utiliza
- Cómo se hacen todos esos procesos y con qué herramientas
- Dónde está la información que vas a necesitar …
3. No pensar en el usuario destinatario de la aplicación.
Otro clásico. No es lo mismo diseñar un proyecto de implantación en el que sólo van a estar involucrados los técnicos de prevención de riesgos laborales, que otras personas en la organización.
Si tus compañeros de Recursos Humanos ya gestionan la formación con una plataforma de formación global, no pienses que van a alimentar a manita la aplicación.
- En resumen, si la organización no ve las mejoras, olvídate de que te acompañen en este viaje.
4. No realizar las integraciones oportunas con otros sistemas.
- Aquí te dejo algunos de los aspectos que más frecuentemente he visto convertirse en quebraderos de cabeza:
- Gestionar empleados y tienes una rotación significativa, es un “must” que debes identificar en tu proyecto. A veces, tu empresa es una multinacional que tiene centralizada la lógica de empleados en su matriz de un país cojonudo. No pasa nada, seguramente ya han pasado por ello antes y se pueda hacer, pero como no lo hagas, en 2 días tendrás todo desactualizado
- Gestionar usuarios. Al principio no le vas a dar importancia, pero si quieres que la aplicación sea utilizada por toda la organización, más vale que pienses en automatizar los accesos y gestión de permisos, si no quieres sentirte como el amo del calabozo.
- Cuadros de Mando. ¿Tu empresa ya utiliza una herramienta de BI? Apuesta por integrarlo en ella.
Aunque no lo visualices, un software te ayuda a gestionar y automatizar lo que ya haces, pero deberás tener en cuenta que incluirá otras obligaciones sobre las que debes estar atento si no quieres ahogarte en otros procesos sobre los que no tendrás tanto control.
5. Enfoque no gradual, en el que se aborda primero lo más complejo.
Si quieres digitalizar toda la gestión preventiva, no pasa nada por plantearte un objetivo temporal a 1 año, o más.
El que mucho abarca, poro aprieta, por lo que plantéate el objetivo en diferentes fases.
Nuestro consejo es que abordes primero aquellos aspectos que sean más independientes de otras áreas, para ir cogiendo confianza e ir trabajando progresivamente otras.
6. Subestimar los recursos necesarios. El clásico de los clásicos.
Y cuando hablo de esto, hablo principalmente de tu tiempo. Implantar un software de gestión de seguridad y salud te ayudará, pero también exigirá de ti una disciplina y otro enfoque para abordar las cosas.
Casi todo el mundo asegura que con un becario conseguirá ponerlo en marcha ¿?
Si tú también lo crees, estás condenado al fracaso
La buena noticia, es que todo lo anterior tiene remedio.
Un buen apoyo y una buena definición de proyecto son aspectos claves para sacarlo adelante.
Con 6conecta y un buen apoyo inicial hemos solucionado verdaderos problemas de gestión. Hemos ayudado a empresas a transformar la gestión de seguridad y salud a un proceso digital, casi de principio a fin. Son estos los proyectos que más me satisfacen.
